O desejo de todo gestor é ter sua empresa operando com a precisão de um relógio bem-ajustado, com cada colaborador engajado, desempenhando suas tarefas de forma precisa, com pontualidade e sem falhas.
Mas como criar uma base de operações sólida e estruturada, que permita o crescimento continuo e sustentável dos seus negócios?
A resposta para esta pergunta é a criação e implantação de processos robustos, bem estruturados e documentados. Desta forma você terá uma operação eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.
Mas o que são Processos?
De forma simplificada, podemos definir processos como um conjunto de etapas e atividades que precisam ser realizadas em uma sequencia lógica para a conclusão de um trabalho.
Os processos podem variar de acordo com o ramo de atividade. Por exemplo, podemos ter processos estruturados para a linha operacional de uma indústria, processos administrativos, para gestão de projetos e até processos para vendas e atendimento ao cliente.
Quais os tipos de Processos posso ter na minha empresa?
• Processos Primários: São aqueles diretamente ligados ao produto ou serviço oferecido ao cliente. Veja alguns exemplos:
• Atendimento ao Cliente: Reposta a consultas, reclamações e solicitações de clientes.
• Produção/Manufatura: Envolve a fabricação de produtos físicos.
• Serviços: Relacionados à prestação de serviços, como o suporte técnico.
• Vendas e Marketing: Responsáveis por atrair e reter clientes, além de promover o produto ou serviço.
• Compras, Logística e Suprimentos: Garantem que os recursos necessários estejam disponíveis na quantidade e qualidade adequadas.
• Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente (CRM): Focado em construir e manter um relacionamento sólido e duradouro com os clientes.
• Processos de Apoio: Embora não estejam diretamente ligados à entrega do produto ou serviço final, são essenciais para garantir que os processos primários ocorram sem interrupções. Veja alguns exemplos:
• Recursos Humanos: Fundamental para a gestão e o desenvolvimento do capital humano da empresa.
• Tecnologia da Informação: Fornece o suporte tecnológico necessário para todas as operações.
• Gestão de Projetos: Assegura que os projetos sejam executados de forma eficaz, dentro do prazo e do orçamento.
• Qualidade, Gestão de Riscos e Compliance: Garantem que a empresa opere em conformidade com regulamentações e padrões de qualidade.
Entender e otimizar ambos os tipos de processos - primários e de apoio - é essencial para garantir que a empresa funcione como um todo integrado, capaz de alcançar seus objetivos estratégicos e manter sua competitividade no mercado.
Quais os riscos de uma empresa sem processos definidos?
• Ineficiência operacional
• Erros frequentes
• Falta de responsabilidade
• Desperdício de recursos financeiros, materiais e humanos
• Baixa qualidade
• Falta de escalabilidade
• Insatisfação dos clientes
• Risco de conformidade
• Falta de visibilidade
• Dificuldade de aprender com erros
Como criar processos para sua empresa?
Confira estas dicas para criar processos estruturados para a sua empresa:
• Identifique as necessidades das áreas onde os processos serão criados. Quais os principais desafios operacionais ou erros aqui?
• Mapeamento dos processos existentes é uma forma de entender o que funciona e o que não funciona na empresa.
• Defina objetivos claros para cada processo que você deseja criar, como reduzir custos, melhorar a qualidade, entre outros.
• Trabalhe no Design do processo para entender visualmente a sequencia de atividade e eventuais gargalos. Ferramentas como Kanban ou fluxogramas podem ajudar nesta etapa!
• Desenvolva a Documentação do processo com passo a passo, instruções, normas, politicas e procedimentos.
• Atribua responsabilidades por cada etapa para garantir o comprometimento da equipe e facilitar a prestação de contas.
• Treinamento é fundamental para que todos os colaboradores entendam as diretrizes e os procedimentos estabelecidos.
• Implementar é a parte mais desafiadora. Contar com a tecnologia, como um Software de Gerenciamento de Processos certamente irá facilitar esta etapa!
• Monitoramento e Controle é fundamental para mensurar resultados, identificar problemas e fazer ajustes de rota!
• Feedbacks e Revisão Periódica é fundamental para garantir que os processos
continuam atendendo aos objetivos estabelecidos pela empresa ao longo do tempo.
Invista em Tecnologia
Ao adotar ferramentas tecnológicas adequadas, as organizações podem automatizar tarefas repetitivas, otimizar o fluxo de informações e dados, assegurando que as decisões sejam tomadas com base em dados precisos e atualizados, além de deixar a comunicação mais rápida e eficiente.
Como resultado, a empresa pode observar uma redução de custos operacionais e de incidência de erros. Isso não só eleva a qualidade das operações como também impulsiona o crescimento e sucesso da empresa.
Sobre o Equipe Integrada
O Equipe Integrada é um software de gerenciamento de atividades, que permite que os processos sejam visualizados, monitorados e controlados de forma transparente, permitindo uma gestão mais eficaz e ágil.
Com ele é possível as equipes colaborarem em tempo real, atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso de maneira prática. Além disso, a possibilidade de categorizar e priorizar tarefas simplifica identificação de atividades críticas, o que é essencial para a tomada de decisões.
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